Příjemce
podpory musí archivovat po dobu 10 let po obdržení závěrečné platby veškeré
dokumenty související s realizací projektu. Dokumentace musí být vedena
přehledně a musí být lehce dosažitelná. Obdobně musí být k archivaci
potřebných dokumentů zavázáni ve smlouvách s příjemcem podpory případní
partneři a dodavatelé relevantních služeb.
Při
zániku příjemce podpory nebo partnerů v období před uplynutím lhůty pro
archivaci musí být s územně příslušným státním oblastním archivem projednáno
zabezpečení archivu[1].
O tomto jednání musí být informován poskytovatel podpory. Pokud dokumenty
zanikajícího subjektu nepřebírá jeho právní nástupce, musí být umožněn výběr
důležitých dokumentů poskytovateli podpory.
Archivována
musí být především následující dokumentace:
Ø
Projekt ve formě
Formuláře žádosti o finanční podporu z OP RLZ
Ø
Originál Rozhodnutí
o poskytnutí dotace, jeho změny a dodatky
Ø
Originály Smluv o
partnerství (pokud byly uzavírány), jejich změny a dodatky
Ø Dokumentace k realizovaným výběrovým řízením:
–
zadávací
dokumentace (pokud byla zpracována)
–
nabídky od
dodavatelů, jejich vyhodnocení hodnotící komisí (zápisy)
–
smlouvy nebo
objednávky
Ø Originály všech účetních a dalších dokladů, které
prokazují uskutečnění uznatelných výdajů nebo na základě kterých se uznatelné
výdaje realizují.
Např. v případě osobních nákladů smlouvy, resp. dohody, výkazy práce – timesheety
– povinnými údaji jsou vykázané počty odpracovaných jednotek (pro každý den
počet hodin pracovníka na projektu ESF) a tzv. klíčová aktivita projektu, které
se věnoval, výplatní a zúčtovací listiny
– povinné údaje jsou jmenný přehled osob, číslo klíč. aktivity výše úvazku resp. počet odpracovaných
jednotek, měsíční resp. hodinová sazba (podle jednotky uvedené
v projektu), výše hrubé mzdy a sociální a zdravotní pojištění hrazené
zaměstnavatelem + výdaje na FKSP a doklady
prokazující skutečné zaplacení (např. výpisy z účtu). Analogické doklady
se archivují i u jiných druhů nákladů – vždy musí být archivována smlouva
(pokud se uzavírá), doklad, který dokládá uskutečnění předmětu platby (např.
faktura) a doklad prokazující zaplacení (např. výpis z účtu). U některých
výdajů plní funkci všech těchto tří typů dokladů jeden doklad (paragon na
spotřební zboží).
Ø Monitorovací zprávy a žádosti o platbu
Ø Doklady prokazující naplňování výstupů a výsledků
projektu, tj. monitorovacích indikátorů a dalších plánovaných výstupů/výsledků
uvedených v projektu (např. rozvrhy vzdělávacích kurzů a programů, vč.
prezenčních listin, přehledy poskytnutého poradenství, materiální výstupy projektu: tisky, audionahrávky,videonahrávky atd.